Proč je nutné dát si pozor na správnou komunikaci ve firmách?

Komunikace je základem úspěchu. To platí v soukromých vztazích, v rodině i ve firmě. Proč je správná komunikace v podniku důležitá, vysvětluje v textu expert, Michal Rádek.

Spousta problémů ve firmách vychází ze špatné komunikace. Některé mohou být bohužel až fatální. Každý člověk má totiž jiný způsob, kterým sděluje a chápe informace, a proto je nutné ve firmě nastavit jasná pravidla a systémy, které všem umožní komunikovat efektivně a srozumitelně.

Lidi je třeba správně usadit na jejich pozice

Ještě než se dostaneme k samotné komunikaci, musíme si rozkrýt hlubší problém, jež je naprosto klíčový pro fungování společnosti a jejího majitele či ředitele, který za ni nese zodpovědnost. Tím je usazení lidí na správné pozice. Když chodím do firem, často za pár sezení vyleze, že jsou lidi špatně poskládaní. V tu chvíli je důležité vyvolat uvnitř firmy situaci, které často nejsou sami schopni. Změnu. To ale neznamená nutně někoho vyhazovat a pálit mosty, někdy stačí prohodit pozice či kompetence lidí. Každý by měl dělat to, co opravdu umí. Pokud posadíte člověka s technickým backgroundem do křesla ekonomického ředitele, když by měl dělat ředitele technického, tak si zaděláváte na budoucí komplikace.

K takovým situacím často dochází, když malá firma, kde všechno děláte ve 3-5 lidech, vyroste a člověk, který měl původně na starost více věcí, zůstane u činnosti, kterou dělal jen proto, že na ni měl ze všech přítomných největší předpoklady. Zde se však dotýkáme oné komunikace, neboť měl dávno přijít za svým ředitelem či majitelem a říct: „Já mám technický profil a chci řídit výrobu a ne finance, na to musíme najmout nějakého ekonoma.“

Nehledě na to, že tito lidé pak promarňují svůj potenciál a nepřináší firmě tu největší hodnotu, kterou by mohli. A časem buď vyhoří, nebo odejdou. Komunikace samozřejmě musí fungovat na obě strany. Iniciativa o změně pozic by správně měla přijít od výkonného ředitele nebo majitele firmy, pokud danou situaci vůbec vidí. Což se bohužel často neděje. Pro majitele je totiž životně důležité, aby jeho tým byl správně poskládán. Až pak může firma podat ty nejlepší výsledky a činnosti.

Špatná komunikace

Mít dobře usazené lidi na pozicích bohužel není vše. Musí spolu umět komunikovat. Viděl jsem situace, kdy si ekonomický ředitel drží informaci, že nepustí materiál do výroby, protože ho z nějakého důvodu nemohl nakoupit a výrobní ředitel se to dozví až ve chvíli, když lidé na výrobě nadávají, že jim něco chybí. A to má obrovské negativní dopady na firmu.

Komunikace jako klíč k zachování rodinného bohatství

Problémem ale není, že nepřijelo železo. Problémem je, že si to odpovědní lidé nevykomunikovali dostatečně dopředu, aby mohli například do výroby nasadit jiný výrobek, ke kterému materiál mají, případně se včas zařídit úplně jinak.

Zde je ještě nutné dodat princip vzájemného pochopení. Oni si to totiž možná řekli, ale každý to pochopil jinak. Proto je ve firmě nutné pěstovat kulturu toho, že je v pořádku se zpětně zeptat: „Prosím tě, vysvětli mi to ještě jednou, nejsem si jist, že jsem tě správně pochopil.“

Skvělou technikou je také danou věc po druhém člověku zopakovat: „Takže to, co mi říkáš je, že ABCD přijde ve středu v 7:30 a ne v pondělí v 6:50, je to tak?“ Tento příklad je samozřejmě triviální, ale dosaďte si nějakou komplikovanější technickou informaci, které se vaší běžně firmě běžně předávají a pochopíte, jak jednoduché může být něco „domotat“.

Bez pravidelných porad to nepůjde

Důležité samozřejmě je, aby lidé měli ke správné komunikaci vůbec prostor a možnosti. Bohužel, podobný rozhovor vedu skoro v každé firmě, kam přijdu:

Sami si sáhněte do svědomí a popřemýšlejte, jak tento aspekt ve vaší firmě vypadá. A upřímně si odpovězte na další otázky: Máte pravidelné porady? A máte na nich všechny lidi, kteří tam mají být?

Pokud ne, je to jakoby měli lidé z vašeho managementu okolo sebe betonovou zeď (někdo ji má větší a někdo menší) přes kterou neproudí všechny klíčové informace. A pak jsme zpátky u té stojící výroby.

Jak by měly vypadat vypadat funkční porady?

• Pravidelnost: porady v týdenním intervalu, a ne 1 za měsíc. Ideálně hned jako první věc v pondělí ráno, než se všichni „rozutečou“ do svých povinností.
• Účast: povinná pro všechny, koho se porady týkají. Bez výjimek (pokud někdo není zrovna na dovolené nebo nemocný – jim alespoň posíláme výstup z porady).
• Konstruktivnost: úkoly, které z porady vzejdou, mají jasné zadání, přidruženého člověka, který úkol plní a realistický deadline.
• Rekapitulace: dokument se zápisem z porad, stačí v bodech se shrnutím toho nejdůležitějšího. Sáhodlouhé elaboráty už nikdo zpětně číst nebude a není to efektivní.
• Zpětná kontrola: většinou probíhá na následující poradě a hlídá se, že se děje to, na čem jsme se na minulé poradě dohodli.

Tyto základní body se samozřejmě mohou lišit firma od firmy, či obor od oboru. Jinak vypadá porada ve stavební firmě a jinak stand-up mezi vývojáři v rámci nějakého sprintu.

Komunikační nástroje a systémy

Posledním důležitým aspektem je správné nastavení běžné denní komunikace ve firmě. Žijeme v době Teamsů, Slacků, Asany, Discordu a dalších nástrojů, které to výrazně ulehčují. Ať už používáte cokoliv, měli byste na to mít jasně vytvořený systém. Tím může být dokonce i nástěnka ve výrobní hale, která se může v určitých situacích projevit jako nejefektivnější pro sdělení toho nejdůležitějšího pro lidi, pracující ve výrobě.

Co se však týče managementu a kancelářských pozic, rozhodně není správná cesta si vše posílat po esemeskách, či ještě hůře, mít jednu velkou skupinu s 15 lidma na WhatsAppu, kde se řeší vše a pípá tam 30 zpráv za hodinu, které všechny jen zahltí a nakonec je začnou ignorovat.

Fungující firma je taková, kde se umí komunikovat

Když to shrneme, základem je mít na správných místech ty správné lidi a také procesy a systémy na správnou komunikaci (porady, nástroje, principy – např.: zeptám se, když něco nechápu). Díky tomu budete schopni efektivně pracovat, fungovat a posouvat vaši firmu dál.

Autor: Michal Rádek – Léčení firem