8

Do správy rodinného majetku dnes vstupuje stále více lidí a institucí. S rostoucím počtem zapojených odborníků ale nemusí být zřejmé, kdo skutečně rozhoduje, kdo má jednotlivé kroky provést a kdo nese odpovědnost za jejich výsledek. Jenže když už se responsibility gap naplno projeví, je většinou potřeba jednat rychle nebo už napravovat chyby.

Čím je majetek rozsáhlejší a jeho správa složitější, tím více úkolů rodina předává externím odborníkům. Přesto může zůstat nejasné, kdo sleduje celek a kdo má v rozhodující chvíli převzít odpovědnost. Právě tento nesoulad lze označit jako responsibility gap, tedy situaci, kdy se od sebe oddělí rozhodování, provedení jednotlivých kroků a jejich kontrola.

Kde vzniká mezera v odpovědnosti

Nejasnost často začíná u rolí, které nebyly přesně vymezeny. Rodina má investičního poradce, advokáta, daňového specialistu a účetní tým, každý však pracuje jen s částí obrazu. Investiční manažer může doporučit transakci bez znalosti plánovaného majetkového vypořádání, právník připravit strukturu bez dohledu nad jejím fungováním a daňový poradce reagovat až na rozhodnutí přijatá bez jeho účasti.

Pokud se mandáty překrývají, mohou dva poradci předpokládat, že stejný úkol řeší ten druhý. Můžete tedy využívat několik specialistů, přesto vám chybí člověk nebo orgán odpovědný za celek.

Riziko přináší také neformální rozdělení vlivu. Formálně může rozhodovat investiční výbor, skutečný souhlas se ale očekává od zakladatele. A děje se i to, že nástupce získá funkci ve family office, ale nemá přístup ke všem informacím. Majetkové dokumenty navíc často popisují, komu co patří, nikoli kdo má zahájit rozhodovací proces, vyhodnotit podklady nebo reagovat na odchylku.

Delegování úkolu není předání odpovědnosti

Při správě majetku je nutné oddělit doporučení, schválení, realizaci a dohled. Externí správce odpovídá za činnost v rozsahu sjednaného mandátu. Nemůže však sám určit všechny cíle rodiny, její potřebu likvidity, přijatelné riziko ani vztah investiční strategie k předání majetku.

Investiční výbor může určovat směr, zatímco portfolio manažer provádí transakce. Vlastník nebo příslušný rodinný orgán však musí formulovat základní zadání. CFA Institute proto mezi součásti investiční politiky řadí také diskreční pravomoci, způsob realizace a povinnosti jednotlivých účastníků. Dokument tak neurčuje pouze to, kam se má investovat, ale také kdo smí rozhodnout a kdo výsledek vyhodnotí.

Zvláštní povinnosti mohou vyplývat přímo z postavení člena statutárního orgánu, správce svěřenského fondu nebo jiné osoby spravující cizí majetek. Zapojení externího odborníka proto automaticky neodstraňuje povinnost jednat informovaně, pečlivě a v rámci svěřené role. Český občanský zákoník upravuje péči řádného hospodáře i povinnosti při správě cizího majetku.

Jak se problém projevuje v praxi

Responsibility gap nemusí dlouho způsobovat viditelné potíže. Portfolio roste, reporty přicházejí a jednotlivé služby fungují. Přesto mohou poradci pracovat s rozdílnými údaji o majetku a závazcích. Investiční rozhodnutí nenavazují na daňový, dědický nebo likviditní plán. Reporting se pravidelně vytváří, ale nikdo nemá povinnost upozornit, že se riziko odchýlilo od původního zadání.

Jindy důležitý úkol zůstane mezi interním týmem a externím poskytovatelem. Není jasné, kdo má obnovit smlouvu, zajistit prostředky na daňovou povinnost nebo ověřit podpisová oprávnění. A podobně se mohou rozcházet očekávání ohledně rodinné rady či investičního výboru. Členové orgánu se domnívají, že rozhodují, zatímco poradci od nich čekají pouze nezávazné doporučení.

Kdy se nejasnost odhalí

Skryté nedostatky se nejčastěji projeví při změně. Může jít o pokles portfolia, nedostatek likvidity, novou regulatorní povinnost, prodej firmy nebo významnou investici. Ještě citlivější bývá úmrtí, nemoc či delší nepřítomnost člověka, přes něhož dosud procházela většina rozhodnutí.

Prověrkou je také generační výměna. Nástupci mohou převzít vlastnická práva, aniž vědí, jaké úkoly zakladatel osobně koordinoval a na koho se v jednotlivých situacích obracel. Při sporu v širší rodině se zase ukáže, že část rozhodování fungovala pouze na důvěře a nepsaných dohodách.

Okamžité jednání vyžaduje také selhání externího poskytovatele nebo kybernetický incident. V takové chvíli musí být zřejmé, kdo smí pozastavit platbu, kontaktovat banku, povolat právníky nebo informovat ostatní členy rodiny. Pokud se pravomoci začnou řešit až během krize, narůstá riziko zpoždění i protichůdných kroků.

Důsledky nejasné odpovědnosti

Nejasná odpovědnost vede k opožděným či protichůdným rozhodnutím a zvyšuje riziko, že nikdo nezachytí problém vznikající mezi dvěma odbornými oblastmi. Můžete dostávat kvalitní data, ale bez odpovědné osoby, která je vyhodnotí a zahájí potřebnou změnu, zůstává kontrola externích správců nedostatečná.

Po vzniku škody zpravidla začíná hledání viníka. Poradci odkazují na omezený rozsah svého mandátu, členové rodiny na doporučení odborníků a výbory na rozhodnutí vlastníka. Vedle finančních a právních dopadů se oslabuje důvěra mezi rodinou a jejími partnery.

A nejasné role mohou změnit i skutečné rozložení vlivu. Faktická moc se totiž postupně přesune k člověku, který má nejlepší přístup k informacím, dlouhodobě komunikuje s poradci nebo je zvyklý rozhodnutí připravovat. Nemusí přitom mít jasný mandát ani povinnost vysvětlovat své kroky ostatním.

Jak role a odpovědnost vyjasnit

Prvním krokem je zachytit skutečný způsob rozhodování, nikoli pouze formální organizační strukturu. U každé významné oblasti má být zřejmé, kdo připravuje podklady, kdo rozhoduje, kdo rozhodnutí provádí a kdo kontroluje výsledek. A součástí musí být také postup pro případ, že se plán neplní nebo se zúčastnění neshodnou.

Rodina by měla rozlišit poradní hlas, hlasovací právo a právo veta. Stejně přesně je třeba formulovat mandáty rodinné rady, investičního výboru, family office i externích správců. Rodinná kancelář může koordinovat investice, předávání majetku, filantropii i family governance, rozsah jejích pravomocí se ale v jednotlivých rodinách liší. Samotný název proto neříká, jakou má pravomoc a za co skutečně odpovídá.

Nastavení doplňují pravidla reportingu, eskalace problémů a zastupitelnosti klíčových osob. A role je vhodné vždy znovu rozdělit při změně struktury majetku, vstupu nové generace nebo výměně poradenského týmu. Nad jednotlivými odbornými oblastmi by přitom měla stát určená osoba či orgán, který sleduje jejich propojení a ví, kdy je potřeba zasáhnout.

Odpovědnost musí mít konkrétního nositele

Responsibility gap vzniká tehdy, když jsou pravomoc, výkon a kontrola rozděleny, ale nikdo je znovu nespojí do fungujícího celku. Větší počet poradců proto nemusí znamenat bezpečnější správu. Bez vymezených rolí naopak přibývá prostor, v němž každý odpovídá pouze za svou část.

Rodina potřebuje vědět, kdo musí jednat, pokud se plán přestane plnit, okolnosti se změní nebo některý článek systému selže. Jasná odpovědnost chrání hodnotu majetku, vztahy mezi členy rodiny i důvěru, bez níž nelze majetek dlouhodobě předávat mezi generacemi.