Od 1. ledna 2026 vstupují v platnost změny, které se dotknou každodenní personální a mzdové agendy většiny zaměstnavatelů. Článek přináší přehled klíčových povinností a praktických doporučení vycházejících z nové legislativy.

Rok 2026 přináší zaměstnavatelům zásadní změny v oblasti personalistiky a mezd. Zavedení jednotného měsíčního hlášení, nové povinnosti při evidenci zaměstnanců, povinné příspěvky u rizikových profesí i úpravy v oblasti benefitů, zdravotního pojištění a hlášení pracovních úrazů výrazně rozšiřují administrativní i odpovědnostní nároky kladené na firmy. Přehled klíčových novinek a doporučení společnosti BDO ukazuje, na co by se zaměstnavatelé měli připravit už nyní.

1. Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ)

Od 1. 1. 2026 startuje nový systém Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ), který zásadně mění způsob, jakým zaměstnavatelé předávají údaje státu. Cílem je zjednodušení administrativy, digitalizace a sjednocení hlášení pro více institucí. Zároveň se však výrazně rozšiřuje rozsah údajů, které bude nutné o zaměstnancích sbírat a pravidelně hlásit. První ostré podání JMHZ proběhne za duben 2026, a to do 20. května 2026. Údaje za leden až březen 2026 můžete doplnit zpětně do 30. června 2026.

Nově povinně hlášené údaje zahrnují zejména:

• kód nejvyššího dosaženého vzdělání podle číselníku MPSV
• kód profese podle klasifikace CZ-ISCO
• obec místa výkonu práce dle číselníku obcí
• osobní identifikační číslo zaměstnance (OIČ)
• identifikátor zaměstnání přidělovaný OSSZ

Tyto údaje musí být doplněny nejen u nových, ale i u stávajících zaměstnanců.

Doporučení pro zaměstnavatele:

Zaměstnavatelům se doporučuje včas upravit osobní dotazníky a interní procesy tak, aby byly všechny požadované údaje k dispozici ještě před nástupem zaměstnance. Současně je vhodné provést kontrolu a doplnění údajů u stávajících zaměstnanců.

Lhůty pro přihlašování zaměstnanců

U tuzemských zaměstnanců zůstávají do 30. června 2026 v platnosti stávající lhůty, tedy možnost přihlášení do osmi dnů po nástupu. Od 1. července 2026 však budou zaměstnavatelé muset přihlásit zaměstnance ještě před nástupem do zaměstnání. U cizinců platí povinnost přihlášení před nástupem již od 1. dubna 2026, přičemž registrace na úřadu práce před nástupem je zavedena od 1. října 2025.

Nové povinnosti se vztahují také na zaměstnance pracující na dohody. U DPP i DPČ se bude hlásit stejný rozsah údajů a ve stejných lhůtách jako u pracovních poměrů.

2. Povinný příspěvek na penzijní připojištění u rizikových profesí

Od 1. ledna 2026 vstupuje v platnost zákon č. 324/2025 Sb., který zavádí povinnost zaměstnavatele přispívat na produkty spoření na stáří zaměstnancům vykonávajícím rizikovou práci zařazenou do třetí kategorie pro vybrané faktory pracovních podmínek. Povinnost se týká práce práce, kdy je zaměstnanec vystaven vibracím, chladu, teplu a celkové fyzické zátěži při dynamické práci.

Nárok na příspěvek vzniká v případě, že zaměstnanec v daném měsíci odpracuje alespoň tři směny rizikové práce. Výše příspěvku činí 4 % z vyměřovacího základu na sociální pojištění. Zaměstnanec musí zaměstnavateli oznámit, že uplatňuje právo na příspěvek. Zaměstnavatel má povinnost zaměstnance o této možnosti písemně informovat před zahájením rizikové práce. Po prvním zaplacení příspěvku musí zaměstnavatel vydat zaměstnanci potvrzení. Kontrolu provádí ČSSZ, pokuty za nesplnění povinností dosahuje výše až 2 000 000 Kč.

Doporučení pro zaměstnavatele:

Rozřazení zaměstnanců do rizikových kategorií provádí zaměstnavatel, případně pracovník BOZP, na základě kategorizace prací dle zákona o ochraně veřejného zdraví. Pokud jsou zaměstnanci zařazeni do kategorie II. rizikové a vyšší, doporučujeme obrátit se na místně příslušnou krajskou hygienickou stanici, která ověří správnost kategorizace. Za výsledné zařazení zaměstnanců odpovídá zaměstnavatel.

Zaměstnavatelé by měli vést přesnou evidenci odpracovaných hodin v jednotlivých kategoriích prací, zejména u zaměstnanců, kteří střídají různé typy práce nebo vykonávají rizikovou práci pouze po část směny. Každá započatá hodina rizikové práce se přepočítává na osminy směny. Evidenci veďte nejen podle kategorií, ale i podle konkrétních rizikových faktorů. Doporučuje se rovněž pravidelně aktualizovat interní předpisy tak, aby odpovídaly nové legislativě a umožňovaly správné sledování a vykazování rizikových směn.

3. Změny v oblasti zaměstnaneckých benefitů

Od roku 2026 dochází k zásadní změně v přístupu ke zdaňování zaměstnaneckých benefitů. Cílem je zvýšit transparentnost, sjednotit pravidla a omezit daňové optimalizace prostřednictvím benefitů, které byly dosud často poskytovány v nepeněžní formě bez zdanění. Nová úprava reaguje na praxi zaměstnavatelů, kdy pod daňově osvobozené benefity (např. cafeterie) zahrnovali různé odměny za výkon práce (např. pololetní odměny).

Hlavní novinky a povinnosti

Je nutné rozlišovat mezi plněními poskytovanými v souvislosti s vytvářením podmínek pro výkon práce (např. káva a občerstvení na pracovišti) a benefity, které přinášejí osobní prospěch zaměstnanci (např. rekreace, sport, kultura).

Roční limity pro nepeněžní benefity:

• Zdravotnické benefity: do výše průměrné mzdy (pro rok 2026: 48 967 Kč)
• Ostatní benefity: do poloviny průměrné mzdy (24 483,50 Kč)

Benefity nad limit jsou pro zaměstnance zdanitelným příjmem a podléhají odvodům. Všechny benefity (vč. těch osvobozených) je nově nutné evidovat samostatně na mzdovém listu zaměstnance. Zaměstnavatelům doporučujeme upravit interní předpisy, kolektivní smlouvy a pracovní smlouvy tak, aby odpovídaly nové právní úpravě.

4. Změny v oblasti zdravotního pojištění

Od 1. 1. 2026 dochází ke zrušení kategorie státních pojištěnců pro osoby pečující o dvě děti do 15 let. Nově bude státním pojištěncem pouze osoba, která osobně a řádně pečuje alespoň o jedno dítě do 7 let věku (za splnění dalších podmínek).

Doporučení pro zaměstnavatele:

Ženy (nebo muži), kteří chtějí být i nadále státními pojištěnci z titulu péče o dítě, se musí sami aktivně přihlásit (do 8 dnů od vzniku skutečnosti) ke své zdravotní pojišťovně a doložit splnění podmínek. Pokud se tak nestane, nebude za tuto osobu nadále platit pojistné stát a zaměstnavatel bude dopočítávat odvod pojistného do minimálního vyměřovacího základu.

5. Elektronické hlášení pracovních úrazů

Od 1. ledna 2026 se zavádí povinnost elektronického hlášení pracovních úrazů prostřednictvím portálu Státního úřadu inspekce práce (SÚIP). Zaměstnavatel vyplní elektronický formulář na portálu SÚIP, kde uvede všechny požadované údaje o úrazu, postiženém zaměstnanci a okolnostech vzniku úrazu. Podepsaný záznam (lze i uznávaným elektronickým podpisem) musí zaměstnavatel předat zaměstnanci, pracovníkovi BOZP, zástupci odborů (pokud je relevantní), a v případě smrtelného úrazu také rodinným příslušníkům postiženého zaměstnance. Ohlášení úrazu musí být provedeno bez zbytečného odkladu, nejpozději do 15 pracovních dnů (neplatí pro lehké úrazy).

V případě potřeby aktualizace údajů se záznam upraví přímo na portálu a aktualizovaná verze se rozešle všem dotčeným subjektům. Nadále je nutné záznam o úrazu zaslat zdravotní pojišťovně postiženého zaměstnance a příslušné pojišťovně pro účely likvidace pojistné události. Zaměstnavatel je povinen uchovávat podepsaný záznam o pracovním úrazu zaměstnance po dobu 10 let.

Doporučení pro zaměstnavatele:

Zaměstnavatelé by měli včas zajistit přístup k portálu SÚIP, proškolit odpovědné osoby a upravit interní procesy tak, aby byla elektronická evidence úrazů plně funkční od začátku účinnosti nové legislativy.

6. Další změny od 1. ledna 2026

Mezi další změny patří zrušení srážkové daně u nerezidentů s příjmy za výkon funkce člena orgánů právnických osob a zavedení progresivního zdanění zálohovou daní. Minimální mzda se zvyšuje na 22 400 Kč měsíčně. U dohod o provedení práce se zvyšuje limit pro odvod pojistného na 11 999 Kč měsíčně, zatímco limit u dohod o pracovní činnosti zůstává beze změny.

Autorka: Jana Heranová, Head of Payroll ve společnosti BDO

BDO je v České republice zastoupena společnostmi BDO Audit s.r.o., BDO Czech Republic s.r.o., BDO Consulting s.r.o., BDO Legal s.r.o., advokátní kancelář, BDO Valuation, s.r.o., BDO Fund Administration a.s., BDO Euro-Trend s.r.o. a BDO EURO-Trend Audit a.s. Společnost je součástí mezinárodní sítě BDO, která celosvětově tvoří jednu z největších sítí auditorských a poradenských skupin. Zaměstnává více jak 119 tisíc odborníků a působí ve 166 zemích, v nichž provozuje více než 1 800 kanceláří.