Úspěch každé firmy stojí na dobře zvládnuté interní komunikaci. Každý z nás ale sděluje a přijímá informace jiným způsobem. Je tedy potřeba vytvořit systém s jasnými pravidly, který bude pro všechny srozumitelný, rychlý a efektivní.
Jakmile obsadíte pozice ve firmě správnými lidmi, máte vyhráno… tedy tak napůl. Druhým klíčovým faktorem je právě komunikace, která mezi nimi musí fungovat na 100 procent. Krizový manažer Michal Rádek uvádí, že komunikace je základem každé úspěšné společnosti. Jaké nástroje využít a čeho se naopak vyvarovat, uvádí expert ve své případové studii.
Nástroje interní komunikace
Nástroje interní komunikace mohou být různé a liší se nejen dle oboru, ale i podle toho, zda je komunikace vedena se zaměstnanci nebo na úrovni dodavatelů či obchodních partnerů. Ve výrobní firmě možná uspějete s klasickou nástěnkou, ale u kancelářských profesí se neobejdete bez pravidelných porad. Ideální jsou samozřejmě osobní schůzky, ale pokud se občas někdo připojí přes videocall, je to rozhodně lepší, než když se nezúčastní vůbec.
Vhodné je využití i některých online platforem, jako např. ASANA, které jsou vhodné pro systematickou komunikaci s lidmi na home office i s externími spolupracovníky. Tento typ programů umožňují vytvářet různé úkoly a přiřazovat je jednotlivým členům. Informace se tak dostane jen k těm, kteří s ní mají dále pracovat, a tak nebudete zbytečně zahlcovat ostatní členy týmu. Ať už se ale rozhodnete pro jakékoliv komunikační kanály, vytvořte přehledný systém a sdělujte informace podle jasných pravidel.
Pravidelné porady jsou základ
Interní meetingy nejsou staromódním přežitkem. Naopak se osvědčily i moderním firmám, které z velké části fungují jako tzv. remote work, jinými slovy vzdáleně – na home office. O to více potřebují pravidelný kontakt s kolegy, a to ideálně alespoň jednou za týden.
Termín záleží na vašich časových možnostech, ale většina odborníků doporučuje pondělí ráno. Má to své opodstatnění, protože je lepší vše vyřídit hned po návratu z víkendu, než se každý začne věnovat svým úkolům. Pak musí práci přerušovat a složitě se k ní znovu vracet. Účast by měla být povinná pro všechny. Jen tak bude meeting opravdu přínosný a vzejdou z něj konstruktivní nápady a podněty. Dva lidi z desetičlenného týmu zkrátka celofiremní záležitosti nevyřeší.
Sami si sáhněte do svědomí a popřemýšlejte, jak tento aspekt ve vaší firmě vypadá. A upřímně si odpovězte na další otázky:
- Máte pravidelné porady?
- A máte na nich všechny lidi, kteří tam mají být?
„Pokud ne, je to jakoby měli lidé z vašeho managementu okolo sebe betonovou zeď (někdo ji má větší a někdo menší) přes kterou neproudí všechny klíčové informace. A pak jsme zpátky u té stojící výroby,“ říká Michal Rádek, zakladatel společnosti Léčení firem.
Chybami se firma učí
Na závěr se podívejme na typický příklad špatné komunikace, kdy ekonomický ředitel drží informaci, že nepustí materiál do výroby, protože ho z nějakého důvodu nemohl nakoupit. Výrobní ředitel se to dozví až ve chvíli, když lidé ve výrobě nadávají, že jim něco chybí. Problém není v tom, že někdo něco spletl, ale v tom, že to nekomunikoval s ostatními členy týmu. Zkuste si z toho vzít příklad a nenechávejte si negativní zprávy pro sebe, zejména pokud se týkají ostatních. Spíše se snažte najít společnou řeč.
Zde je ještě nutné dodat princip vzájemného pochopení. Často se totiž stává, že si zaměstnanci něco řeknou, ale každý to pochopí jinak. Proto je ve firmě nutné pěstovat kulturu toho, že je v pořádku se zpětně zeptat: „Prosím tě, vysvětli mi to ještě jednou, nejsem si jist, že jsem tě správně pochopil,“ dodává Michal Rádek.
Máte nějaké dotazy ke komunikaci uvnitř firmy? Trápí vás špatná komunikace a nevíte, jak na ni? Přijďte se zeptat Michala Rádka na vše, co vás v komunikaci tíží, na Workshop & Networking Private Family Wealth 2023. Mentální kouč a krizový manažer bude připraven s vámi řešit všechny výzvy na workshopu na téma Jak na úspěšnou komunikaci nejen v rodinné firmě.
